Un standardiste virtuel IA qui répond à chaque appel
Le jour, la nuit, le week-end et quand toutes les lignes sont occupées, CallVista décroche sur votre numéro, répond à partir de vos propres documents et de vos prix, et conclut chaque appel par une prochaine étape visible par votre équipe.
Par défaut, chaque appel s’ouvre en annonçant qu’il s’agit d’une IA, comme l’exige le règlement européen sur l’IA (AI Act).
Quand quelqu’un appelle votre numéro
Les mêmes cinq étapes à chaque appel, qu’il soit dix heures du matin ou trois heures de la nuit.
Il répond et dit qu’il est une IA
L’agent décroche dans la langue que vous lui avez attribuée, se présente par son prénom et, par défaut, annonce dès sa première phrase qu’il s’agit d’une IA. Si on lui pose directement la question, il répond toujours honnêtement.
Il répond à partir de vos connaissances
Produits, prix, livraison, horaires d’ouverture : il trouve la réponse dans vos propres documents et votre catalogue de produits, chargés ou importés depuis l’ERP Business Booster, et la formule avec ses propres mots. Il écoute tout en parlant et se laisse interrompre.
Il dit quand il ne sait pas
Si la réponse ne figure pas dans votre base de connaissances, il le dit et propose de l’envoyer par e-mail. La question vous attend dans votre boîte de réception, pour que vous puissiez ajouter la réponse avant que le prochain appelant la pose.
Il passe à l’étape suivante
Une offre par e-mail juste après l’appel, un rappel à l’heure indiquée par l’appelant ou un transfert vers un collègue. Rien ne dépend de la mémoire de quelqu’un.
Votre équipe voit tout
Chaque appel est résumé, noté et analysé, avec l’enregistrement et la transcription si vous les activez. Tout ce qui demande une personne arrive dans une seule boîte de réception.
Fini les appels manqués
Le téléphone ne sonne plus dans le vide. Voici les moments où l’on perdait un appelant.
Ce qu’un appelant peut demander
- Une information. Produits, prix, disponibilité, livraison et conditions : tout ce qui figure dans vos documents et votre catalogue.
- Une offre par e-mail. Elle part juste après l’appel, dans la langue de l’appel, et l’appelant peut l’accepter, demander plus d’informations ou la refuser.
- Un rappel. « Rappelez-moi demain après 14 heures » devient un rappel à 14:00, et les appels automatiques ne l’évincent jamais.
- Une personne. L’agent transfère l’appel vers le numéro que vous avez défini. Si personne ne répond dans les 20 secondes, il reprend l’appelant et la demande vous attend dans votre boîte de réception.
- Laisser une question. Quand l’agent ne peut pas répondre, il propose d’envoyer la réponse par e-mail et la question parvient à votre équipe.
Questions sur le standardiste virtuel IA
Un standardiste virtuel IA, est-ce la même chose qu’un serveur vocal interactif (SVI) ?
Non. Un serveur vocal demande aux appelants d’appuyer sur des touches pour s’orienter eux-mêmes. Le standardiste virtuel IA mène une conversation : il comprend ce que l’appelant dit avec ses propres mots, répond à partir de vos informations et passe lui-même à l’étape suivante.
L’appelant peut-il parler à une personne ?
Oui. Définissez un numéro de transfert pour l’agent ou pour tout l’espace de travail, et l’agent transfère l’appel. Si personne ne répond dans les 20 secondes, l’agent reprend l’appelant et votre boîte de réception indique qu’il a demandé à parler à une personne. Sans numéro, la demande est enregistrée de la même façon.
Dans quelles langues répond-il ?
Chaque agent parle l’une des 11 langues européennes : croate, anglais, allemand, italien, slovène, serbe, français, espagnol, portugais, néerlandais et polonais. Attribuez à chaque numéro l’agent qui parle la langue de ses appelants.
Comment connaît-il mes prix ?
Grâce à vos propres documents et à votre liste de produits, chargés ou importés depuis l’ERP Business Booster. Avant qu’il réponde à qui que ce soit, vous pouvez poser la question qu’un client poserait et voir exactement ce qu’il trouverait.
Les appels sont-ils enregistrés ?
Vous décidez agent par agent. Les appels peuvent être enregistrés et transcrits en direct ; la transcription alimente le résumé de l’appel, l’e-mail d’offre et le suivi.
Combien d’appels peut-il prendre à la fois ?
Autant que votre compte de téléphonie le permet, sauf si vous fixez une limite par agent ou par espace de travail. Quand une limite est atteinte, l’appelant entend un court message et il est rappelé.
Votre standard commercial, bien tenu.
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