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Um rececionista virtual com IA que atende todas as chamadas

De dia, de noite, ao fim de semana e quando todas as linhas estão ocupadas, a CallVista atende o seu número, responde com base nos seus próprios documentos e preços, e termina cada chamada com um próximo passo que a sua equipa vê.

O que acontece numa chamada

Por predefinição, o agente começa cada chamada por dizer que é uma IA, como exige o Regulamento Europeu da IA (AI Act).

Quando alguém liga para o seu número

Os mesmos cinco passos em todas as chamadas, sejam dez da manhã ou três da madrugada.

  1. Atende e diz que é uma IA

    O agente atende na língua que lhe definiu, apresenta-se pelo nome e, por predefinição, diz logo na primeira frase que é uma IA. Se lhe perguntarem diretamente, responde sempre com honestidade.

  2. Responde com base no seu conhecimento

    Produtos, preços, entregas, horário de funcionamento: encontra a resposta nos seus próprios documentos e no seu catálogo de produtos, carregados ou importados do ERP Business Booster, e di-la por palavras suas. Ouve enquanto fala e pode ser interrompido.

  3. Diz quando não sabe

    Se a resposta não estiver na sua base de conhecimento, di-lo e propõe enviá-la por e-mail. A pergunta fica à espera na sua caixa de entrada, para que possa acrescentar a resposta antes de a próxima pessoa perguntar o mesmo.

  4. Dá o passo seguinte

    Uma proposta por e-mail logo após a chamada, uma chamada de retorno à hora que a pessoa indicar, ou a transferência para um colega. Nada depende de alguém se lembrar.

  5. A sua equipa vê tudo

    Cada chamada é resumida, pontuada e analisada, com a gravação e a transcrição se as ativar. Tudo o que precisa de uma pessoa chega a uma única caixa de entrada.

Acabaram-se as chamadas perdidas

O telefone deixa de tocar sem resposta. Estes eram os momentos em que se perdia quem ligava.

Fora de horasO horário de chamadas limita apenas as chamadas que o agente faz. O seu número é atendido a qualquer hora, aos fins de semana e nos feriados.
Todas as linhas ocupadasSe definir um limite de chamadas em simultâneo e ele for atingido, quem liga ouve uma mensagem curta e recebe uma chamada de retorno dois minutos depois, salvo se definir outro intervalo.
Quem volta a ligarO perfil e a última conversa estão à vista do agente antes de ele dizer olá, por isso ninguém tem de explicar tudo duas vezes.
Uma pergunta que ninguém anotouAs perguntas sem resposta são recolhidas das chamadas reais, para que a sua base de conhecimento cresça com o que as pessoas perguntam de facto.

O que quem liga pode pedir

  • Informações. Produtos, preços, disponibilidade, entregas e condições: tudo o que está nos seus documentos e no seu catálogo.
  • Uma proposta por e-mail. Segue logo após a chamada, na língua da chamada, e quem a recebe pode aceitá-la, pedir mais informações ou recusá-la.
  • Uma chamada de retorno. «Ligue-me amanhã depois das duas» passa a ser uma chamada de retorno às 14:00, e as chamadas automáticas nunca a passam para trás.
  • Uma pessoa. O agente transfere a chamada para o número que definiu. Se ninguém atender em 20 segundos, retoma a chamada e o pedido fica à espera na sua caixa de entrada.
  • Deixar uma pergunta. Quando o agente não sabe responder, propõe enviar a resposta por e-mail e a pergunta chega à sua equipa.

Como o agente liga aos seus leads

Perguntas sobre o rececionista virtual com IA

Um rececionista virtual com IA é o mesmo que um menu telefónico (IVR)?

Não. Um menu telefónico pede a quem liga que carregue em teclas e se encaminhe sozinho. O rececionista virtual com IA mantém uma conversa: percebe o que a pessoa diz por palavras suas, responde com base nas suas informações e dá ele próprio o passo seguinte.

Quem liga pode falar com uma pessoa?

Pode. Defina um número de transferência para o agente ou para todo o espaço de trabalho e o agente transfere a chamada. Se ninguém atender em 20 segundos, o agente retoma a chamada e a sua caixa de entrada mostra que a pessoa pediu para falar com alguém. Sem número, o pedido fica registado da mesma forma.

Em que línguas atende?

Cada agente fala uma de 11 línguas europeias: croata, inglês, alemão, italiano, esloveno, sérvio, francês, espanhol, português, neerlandês e polaco. Atribua a cada número o agente na língua de quem liga para lá.

Como é que conhece os meus preços?

Pelos seus próprios documentos e pela sua lista de produtos, carregados ou importados do ERP Business Booster. Antes de ele atender alguém, pode perguntar o que um cliente perguntaria e ver exatamente o que encontraria.

As chamadas são gravadas?

Decide por agente. As chamadas podem ser gravadas e transcritas em direto; a transcrição serve de base ao resumo da chamada, ao e-mail da proposta e ao seguimento.

Quantas chamadas pode atender em simultâneo?

Tantas quantas a sua conta telefónica permitir, salvo se definir um limite por agente ou por espaço de trabalho. Quando um limite é atingido, quem liga ouve uma mensagem curta e recebe uma chamada de retorno.

Como escolher um agente de voz com IA: 10 perguntas a fazer

A sua linha de vendas, sempre ligada.

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