Naar de inhoud

Een AI-telefoonassistent die elke oproep aanneemt

Overdag, ’s nachts, in het weekend en als alle lijnen bezet zijn: CallVista neemt uw nummer op, antwoordt op basis van uw eigen documenten en prijzen, en sluit elk gesprek af met een volgende stap die uw team ziet.

Wat er in een gesprek gebeurt

Standaard begint elk gesprek met de mededeling dat het om AI gaat, zoals de Europese AI-verordening (AI Act) vereist.

Als iemand uw nummer belt

Dezelfde vijf stappen in elk gesprek, of het nu tien uur ’s ochtends is of drie uur ’s nachts.

  1. Neemt op en zegt dat het een AI is

    De agent neemt op in de taal die u voor hem hebt ingesteld, stelt zich voor met zijn naam en zegt standaard al in de eerste zin dat het om AI gaat. Op een directe vraag antwoordt hij altijd eerlijk.

  2. Antwoordt vanuit uw kennis

    Producten, prijzen, bezorging, openingstijden: de agent vindt het antwoord in uw eigen documenten en productcatalogus, geüpload of geïmporteerd uit het ERP-systeem Business Booster, en zegt het in eigen woorden. Hij luistert terwijl hij praat en laat zich onderbreken.

  3. Zegt het als hij iets niet weet

    Staat het antwoord niet in uw kennisbank, dan zegt hij dat en biedt hij aan het per e-mail te sturen. De vraag wacht in uw inbox, zodat u het antwoord kunt toevoegen voordat de volgende beller het vraagt.

  4. Zet de volgende stap

    Een offerte per e-mail direct na het gesprek, terugbellen op het tijdstip dat de beller noemt, of doorverbinden met een collega. Niets hangt ervan af of iemand eraan denkt.

  5. Uw team ziet alles

    Elk gesprek wordt samengevat, beoordeeld en geanalyseerd, met de opname en het transcript als u die inschakelt. Alles waar een mens voor nodig is, komt in één inbox.

Geen gemiste oproepen meer

De telefoon gaat niet meer voor niets over. Dit zijn de momenten waarop een beller vroeger verloren ging.

Buiten kantoorurenBeltijden gelden alleen voor de gesprekken die de agent zelf voert. Uw nummer wordt de klok rond opgenomen, ook in het weekend en op feestdagen.
Alle lijnen bezetAls u een limiet instelt voor gelijktijdige gesprekken en die is bereikt, hoort de beller een korte melding en wordt hij twee minuten later teruggebeld, tenzij u iets anders kiest.
Een terugkerende bellerHet profiel en het laatste gesprek liggen al voor de agent klaar voordat hij gedag zegt, zodat niemand iets twee keer hoeft uit te leggen.
Een vraag die niemand opschreefOnbeantwoorde vragen worden verzameld uit echte gesprekken, zodat uw kennisbank groeit met wat bellers echt vragen.

Waar een beller om kan vragen

  • Informatie. Producten, prijzen, beschikbaarheid, bezorging en voorwaarden: alles wat in uw documenten en catalogus staat.
  • Een offerte per e-mail. Die vertrekt direct na het gesprek, in de taal van het gesprek, en de beller kan akkoord gaan, om meer informatie vragen of afwijzen.
  • Terugbellen. “Belt u me morgen na tweeën terug” wordt een terugbelafspraak om 14:00 uur, en automatische oproepen schuiven die nooit opzij.
  • Een mens. De agent verbindt de beller door met het nummer dat u hebt ingesteld. Neemt niemand binnen 20 seconden op, dan neemt de agent de beller terug en wacht het verzoek in uw inbox.
  • Een vraag achterlaten. Kan de agent geen antwoord geven, dan biedt hij aan het antwoord per e-mail te sturen en komt de vraag bij uw team terecht.

Zo belt de agent uw leads

Vragen over de AI-telefoonassistent

Is een AI-telefoonassistent hetzelfde als een keuzemenu (IVR)?

Nee. Bij een keuzemenu drukken bellers op toetsen en zoeken ze zelf hun weg. De AI-telefoonassistent voert een gesprek: hij begrijpt wat de beller in eigen woorden zegt, antwoordt op basis van uw informatie en zet zelf de volgende stap.

Kan de beller een mens spreken?

Ja. Stel een doorverbindnummer in voor de agent of voor de hele werkruimte en de agent verbindt de beller door. Neemt niemand binnen 20 seconden op, dan neemt de agent de beller terug en ziet u in uw inbox dat er om een mens werd gevraagd. Zonder nummer wordt het verzoek op dezelfde manier vastgelegd.

In welke talen neemt hij op?

Elke agent spreekt een van 11 Europese talen: Kroatisch, Engels, Duits, Italiaans, Sloveens, Servisch, Frans, Spaans, Portugees, Nederlands en Pools. Geef elk nummer de agent in de taal die de bellers van dat nummer spreken.

Hoe kent hij mijn prijzen?

Uit uw eigen documenten en productlijst, geüpload of geïmporteerd uit het ERP-systeem Business Booster. Voordat hij iemand te woord staat, kunt u vragen wat een klant zou vragen en precies zien wat hij zou vinden.

Worden gesprekken opgenomen?

Dat bepaalt u per agent. Gesprekken kunnen worden opgenomen en live getranscribeerd; het transcript vormt de basis voor de samenvatting, de offertemail en de follow-up.

Hoeveel oproepen kan hij tegelijk aannemen?

Zoveel als uw telefonieaccount toestaat, tenzij u een limiet per agent of per werkruimte instelt. Is een limiet bereikt, dan hoort de beller een korte melding en wordt hij teruggebeld.

Een AI-telefoonassistent kiezen: 10 vragen om te stellen

Uw verkooplijn, bemand.

Praat nu met Mila, in uw browser. Hoor hoe Mila uw klanten zou begroeten, bevragen en te woord staan.